Tem semana que começa com a agenda cheia e a cabeça funcionando como um navegador com 37 abas abertas: o relatório, a consulta, o aniversário da amiga, o boleto que vence amanhã. Tudo pedindo atenção ao mesmo tempo.

Para dias assim, a gente juntou cinco truques pequenos. Cada um leva menos de cinco minutos e cabe até na semana mais corrida.

1. Esvazie a cabeça no papel

Antes de planejar qualquer coisa, anote tudo o que está pendente, do relatório ao presente da sua amiga. Vale caderno, bloco de notas do celular ou o verso de um envelope.

Ver a lista inteira já tira um peso. O que estava girando na cabeça passa a ter um lugar, e fica mais fácil decidir por onde começar.

2. Use a regra dos 2 minutos

Se a tarefa leva menos de dois minutos, resolva na hora: o pix da vaquinha, a confirmação do dentista, aquela resposta curta que está esperando desde ontem.

A ideia vem do método GTD (Getting Things Done), criado por David Allen. Anotar e lembrar depois dá mais trabalho do que simplesmente fazer.

3. Escolha só 3 prioridades

No começo do dia, faça uma pergunta: quais três coisas, se feitas hoje, deixam o dia resolvido?

Essas três vão para o topo. O resto entra se der. Uma lista curta ajuda a terminar o dia com a sensação de que o principal andou.

4. Agrupe o que é parecido

Mensagens, ligações e boletos rendem mais num bloco só do que espalhados pelo dia. Separe um horário para responder tudo de uma vez, outro para pagar contas, outro para retornar ligações.

Assim a cabeça muda menos de assunto, e cada tarefa termina mais rápido.

5. Marque um horário com você

Almoço, pausa ou caminhada também podem ir para a agenda, com a mesma seriedade de uma reunião.

Quando o horário está marcado, fica mais difícil ele ser engolido pelo resto da semana.

Bônus

Lembrete chamado “aquilo” não ajuda em nada a você do futuro. Vale gastar mais cinco segundos e escrever o que é, para quem e até quando.